基金越来越难申请，到底应该如何管理财务呢？COVID-19 疫情加上全球经济放缓，导致全球科研预算削减。今年，韩国政府宣布研究经费将减少 14.7%，美国科学机构预计将研究支出目标降到 70 亿以下，欧盟的旗舰科学项目“Horizon Europe”将从 955 亿欧元的预算中减少 21 亿欧元（22.8 亿美元）。
与此同时，研究耗材供应链中断和能源价格上涨加剧了研究费用的上升。科学设备的价格也因通货膨胀而被推高，而研究拨款却几乎没有增加。
尽管如此，对初级实验室成员的财务培训仍然很少。《自然》杂志与研究人员讨论了他们的预算建议。以下是他们的建议：
建立信任文化
- 讨论资金情况：在每个财政年度开始时，召集实验室成员讨论资金和项目。这种会议能培养责任感和团队精神，促进责任制消费文化的推行。
- 监控支出：构建一个详细的支出表格，记录每个成员的花费，以确保资金流动透明。稍微高估预算，以备紧急情况或额外实验之需。
谈判折扣和批量购买
- 与供应商谈判：定期批量订购材料，可以争取到20-50%的折扣。批量购买还能优先处理运输，并减少运费。
- 团购：与其他实验室联合订购，争取更好的价格和优先运输，但要注意机构的流程可能会增加时间成本。
提前规划采购
- 考虑地理位置：如果运输时间较长或条件不佳的地方，尽早采购物品，避免延误。例如，某课题组分享，他们经常在冬季采购生物材料，因为夏季的高温易导致材料在运输中受损。
团队协作
- 利用团队力量：实验室成员和机构工作人员可以分担财务管理的责任。聘请有经验的技术人员，可以识别出哪些物品价格过高，并找到优惠的价格。
- 定期会议：与行政和财务人员定期开会，讨论支出预测和即将到期的资金，以便及时调整和利用资金。
尽早学习财务管理
- 申请基金、财政拨款时学习财务管理：在申请基金和拨款的时参与财务培训的课程，有助于培养财务管理技能。导师在审查你的预算时也能提供宝贵的反馈。
- 利用资源：询问你的机构是否提供预算管理支持，如财务监控软件、培训视频或财务部门的帮助。
实验室预算小贴士
- 利用机构资源：看看你的机构能提供哪些支持，如财务监控软件、免费视频培训等。
- 监控支出：创建一个共享的电子表格，帮助组织实验室库存和跟踪项目成本。
- 获取示例预算：从拨款人或同领域的同事那里获取参考预算，了解如何分配人员成本、设备费用等。
- 向资深同事请教：资深研究人员可以分享他们的谈判经验和预算管理技巧。
- 谈判技巧：与供应商谈判折扣，特别是批量购买或团购时，可以为实验室省钱。
- 培养团队文化：每个实验室成员都可以帮助优化支出和预算规划，大家一起努力，做到省钱又高效。
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